In der Baubranche kommt es regelmäßig zu Korrekturen und nachträglichen Anpassungen der ursprünglichen Eingangsrechnungen. Um die Bearbeitung von Baurechnungen zu digitalisieren und zu automatisieren, bedarf es daher einer Lösung, die gezielt auf diese individuellen Bedürfnisse der Branche eingeht.
Mit BAUdigital werden eingehende Rechnungen, egal ob als Scan in Papierform oder per E-Mail, automatisch ausgelesen und an die zuständigen Bauleiter zur Freigabe weitergeleitet.
Nach der Prüfung und Korrektur der Belege durch die Bauleiter und die Geschäftsführung gehen diese an die Buchhaltung zurück und werden schließlich an das FiBu-System (z. B. DATEV) übergeben.
Korrigierte Rechnungen werden automatisch mit der Abschlagsrechnung, den weiteren Rechnungen und letztlich der Schlussrechnung in einen Kontext gebracht. Summen werden nach der Rechnungskorrektur automatisch aktualisiert.
Aufwendige Neuberechnungen gehören der Vergangenheit an!
Lieferanten werden auf Wunsch automatisch über Korrekturen und geänderte Zahlungsbeträge der Rechnung per E-Mail informiert. Alternativ geht diese E-Mail an den Bauleiter, der dann die Rechnung inklusive Kürzungsprotokoll an den Lieferanten weiterleiten kann.
Die gesetzlichen Anforderungen im Rahmen der E-Rechnungspflicht, die ab dem 01.01.2025 in Kraft treten, werden selbstverständlich erfüllt. Mit BAUdigital können Sie die gesetzlichen Formate (ZUGFeRD und X-Rechnung) empfangen, verarbeiten und revisionssicher archivieren.
Gerne beraten wir Sie in einem persönlichen Termin über Ihre Möglichkeiten und erarbeiten gemeinsam die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mit innovativer Software, Ressourcen, Zeit und Geld sparen.
„Als jemand, der viel mit lästigem Papierkram zu kämpfen hatte, war ich begeistert, als
ich auf Herrn Krüger und sein Team stieß, die unglaublich aufmerksam auf unsere Bedürfnisse eingegangen sind. Sie haben die besonderen Anforderungen der Baubranche
berücksichtigt
und uns eine maßgeschneiderte DMS-Lösung zur Verfügung gestellt, die unseren
Rechnungseingangsprozess digitalisiert und sicher in einem digitalen Archiv speichert. Die Möglichkeit des positionsbezogenen Korrigierens einzelner Rechnungspositionen und der automatischen
Neuberechnung der Summen erspart den Bauleitern als auch unserer Buchhaltung enorm viel Zeit. Mit BAUdigital haben wir unseren Arbeitsablauf gestrafft und wertvolle Zeit und Ressourcen gespart.
Ich kann diese Lösung jedem empfehlen, der eine maßgeschneiderte Lösung für seine Dokumentenmanagement-Anforderungen sucht.“
Klemens Weber (Ostendorf Bau GmbH, Geschäftsführer, März 2023)
„Als Prokurist in der Bauindustrie habe ich gemeinsam mit unserem kaufmännischen Leiter Herrn Pistoor nach einer geeigneten Softwarelösung gesucht, um unseren Eingangsrechnungsprozess zu rationalisieren und einen digitalen Rechnungsworkflow samt rechtskonformer Archivierung zu erreichen. Ich bin begeistert, dass wir zusammen die Lösung BAUdigital gefunden haben. Das Team der Firma Weiss Büro-Service hat es verstanden, die spezifischen Bedürfnisse unserer Branche zu verstehen und zu erfüllen. Mit ihrer Hilfe haben wir unsere Papier lastigen Prozesse erfolgreich digitalisiert und verfügen nun über einen effizienteren Arbeitsablauf. Ich empfehle ihre Software und ihr Fachwissen jedem in der Baubranche, der nach einer maßgeschneiderten Lösung sucht.“
Malte Wardenburg (Georg Borchers GmbH, Prokurist, Dezember 2022)
„Wir haben uns mit der Einführung des Dokumenten-Management-Systems zukunftsweisend aufgestellt und unsere internen Workflows nachhaltig optimiert. So können wir unseren Fokus noch stärker auf den Kern unserer Arbeit legen. Danke an die Firma Weiss Büro-Service für die gemeinsame Umsetzung dieses Projektes.“
Rainer Fürste (Fepa Wohnbau, Geschäftsführer, Mai 2022)