Die 5 größten Zeitfresser bei der manuellen Bearbeitung von Eingangsrechnungen im Büro:
- Dateneingabe: Das manuelle Eingeben von Daten aus den Eingangsrechnungen in ein Buchhaltungssystem oder eine Tabellenkalkulation kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Die Übertragung von Informationen wie Rechnungsnummer, Lieferantendaten, Rechnungsdatum, Positionen, Mengen und Preisen ist fehleranfällig und erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit.
- Papierdokumente: Die Verarbeitung von Papierdokumenten kann zusätzlichen Zeitaufwand bedeuten. Das Sortieren, Scannen und Archivieren von Rechnungen erfordert physische Handhabung und manuelle Schritte. Zudem können Dokumente verloren gehen oder schwer zu finden sein.
- Abstimmung und Genehmigung: Der Prozess der Abstimmung und Genehmigung von Eingangsrechnungen kann zeitaufwendig sein, insbesondere wenn mehrere Personen daran beteiligt sind. Das Weiterleiten von Rechnungen, das Warten auf Freigaben und das Klären von Unstimmigkeiten kann den Prozess verlangsamen.
4. Archivierung und Wiederfinden von Dokumenten:
Das manuelle Archivieren von Eingangsrechnungen und das spätere Wiederfinden kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn keine effizientes System für die Dokumentenverwaltung vorhanden ist. Die Suche nach bestimmten Rechnungen kann viel Zeit in Anspruch nehmen und den Arbeitsfluss beeinträchtigen.
5. Fehlerkorrekturen:
Fehler bei der manuellen Bearbeitung von Eingangsrechnungen können zu Fehlern in der Buchhaltung führen. Das Korrigieren dieser Fehler erfordert zusätzlichen Aufwand und kann den Zeitplan durcheinanderbringen.
Die Automatisierung und Digitalisierung des Eingangsrechnungsprozesses kann dazu beitragen, diese Zeitfresser zu reduzieren. Durch den Einsatz von Softwarelösungen zur Erfassung, Verarbeitung und Archivierung von Eingangsrechnungen können viele manuelle Schritte automatisiert werden, was Zeit spart und die Effizienz erhöht.