Mit Prozess-Analyse Arbeitsabläufe optimieren


Prozess-Analyse
Mit Prozess-Analyse Arbeitsabläufe untersuchen

Digitale Geschäftsprozesse revolutionieren gerade unseren Büro­alltag. Über lange Zeit eingeübte Strukturen, Arbeits­weisen und Kom­munikationswege stimmen immer weniger mit den gegenwärtigen und zukünftigen Anforderungen im Büroalltag überein. Eine Vielzahl an Informationen von außerhalb erreichen Mitarbeiter und Abteilungen mittlerweile nicht mehr über die klassische Postverteilung, sondern auf dem elek­tronischen Weg.

 

Dabei stellt das digitale Verarbeiten von nach wie vor vorhandenen Papierunterlagen sowie das Bereitstellen von jederzeit aktuellen Dokumenten für die täglichen Arbeitsprozesse eine große Heraus­forderung dar. Auch die interne Kommunikation über E-Mail erfordert eine strukturierte Dokumentation der eingehenden Informationen, damit auch in der Urlaubszeit oder bei Erkrankung von zuständigen Mitarbeitern der Geschäftsvorgang jederzeit nachvollziehbar und bearbeitbar bleibt.

 

Nur der jederzeit mögliche Zugang zu gesicherten Informationen erhöht die Produktivität und Arbeitsqualität und gewährleistet Rechtssicherheit und Wettbewerbsfähigkeit. Wir vom Weiss Büro-Service unterstützen Ihr Unternehmen bei der Optimierung Ihres Büromanagements mit einer ausführlichen Prozess-Analyse. Wir beginnen mit einer Bestandsaufnahme der vorhandenen Bürotechnik und der sich im Einsatz befindenden Software. Zudem untersuchen wir Ihre Büroorganisation im Zusammenhang mit Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen sowie digitale Datenerfassung, Datenverarbeitung und Archivierung. 


Individuelles Lösungskonzept auf Basis der Prozess-Analyse


Lösungskonzept durch Prozess-Analyse
Ergebnis der Prozess-Analyse führt zu Lösungskonzept

Arbeitsabläufe, Bürotechnik und Software auf dem Prüfstand

 

Um mehr über Ihre Arbeitsprozesse und die Leistungsfähigkeit der eingesetzten Bürotechnik und der vorhandenen Software zu erfahren, führen wir intensive Gespräche mit Ihnen und Ihren Mitarbeitern. Anhand der geschilderten Arbeitsabläufe und Informationen zu Kosten und Zeitaufwand erkennen wir schnell das Potenzial für Ver­besserungen.

 

Gemeinsam mit Ihnen besprechen wir mögliche Lösungsansätze. Einzelne Arbeitsschritte und komplexe Arbeits­aufgaben sollen zukünftig nicht nur schnell und effizient umgesetzt, sondern auch elektronisch dokumentiert und für andere nachvollziehbar sein. Dokumente müssen revisionssicher archiviert werden und für weitere Geschäftsprozesse schnell wiederauffindbar sein. 


Multifunktionssystem als Komponente für das digitale Büromanagement
Multifunktionssysteme im digitalen Büromanagement

Vernetzbare Komponenten für das digitale Büromanagement

 

Informationen, Arbeitsunterlagen und Dokumente stehen dank modernem Dokumentenmanagement-System internen und externen Mitarbeitern orts- und geräte­unabhängig zur Verfügung. Maß­geschneiderte Druck-Scan-Lösungen wandeln papierbasierende Unterlagen in elektronische Dokumente und senden die Dateien an den eigenen Server oder in die Cloud. Vernetzte Multifunktionssysteme übernehmen das Drucken, Kopieren, Scannen und Faxen. Ein intelligentes Fleet-Management sorgt für eine reibungslose Versorgung mit Tonern und anderen Verbrauchsmaterialien und entlastet die Lagerkapazität. Druckkosten werden durch eine fundierte Druckkostenanalyse ermittelt und durch korrigierende Maßnahmen im Workflow nachhaltig gesenkt.


Prozess-Analyse Büromanagement
Praktikable Büromanagement-Lösungen mit Prozess-Analyse

Passgenaues und praktikables Lösungskonzept für das Büro

 

Wir klären mit Ihnen, was Sie wirklich benötigen und erarbeiten für Ihr Unternehmen ein individuelles Lösungskonzept, das passgenau Ihren Anforderungen entspricht. Dazu gehört auch die Beratung über geeignete Bürotechnik, integrierbare Hardware und Software zu elektronischen Datenerfassungs-, Verarbeitungs- und Archivierungs­möglichkeiten sowie die Vernetzung von Systemen. Denn erst durch das Zusammenspiel der verschiedenen Komponenten entsteht aus dem Konzept eine effiziente Lösung für Ihr digitales Büromanagement.

 

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung des Konzepts, verknüpfen Ihre Bürotechnik-Systeme und führen die Software-Installation und Konfi­guration durch. Wir schulen Ihre Mitarbeiter in der Bedienung der Geräte und in der Anwendung der Software. Auch nach Projekt­abschluss stehen wir Ihnen mit Beratung und Service zur Seite.


Sparen Sie mit der Prozess-Analyse Ressourcen, Zeit und Geld


Prozess-Analyse
Prozess-Analyse macht Arbeitsabläufe transparent

Prozess-Analyse und Lösungskonzept verbessern Zusammenspiel von Mensch und Technik

 

Der Einsatz unserer Lösungen erleichtert Ihren Büroalltag spürbar. Arbeitsabläufe werden neu strukturiert und optimiert. Papierbasierende Geschäftsprozesse lassen sich weitgehend durch digitale Workflows ersetzen. Tägliche Aufgaben werden nach einem standardisierten Verfahren bearbeitet oder automatisiert. Mitarbeiter aus unter­schiedlichen Abteilungen wie Posteingang, Rechnungswesen, Planung, Marketing, Vertrieb oder Kundenservice greifen zeitgleich auf stets aktuelle Daten zu. Alle digitalen Dokumente werden gesetzeskonform geschützt und archiviert.

 

Unsere Prozess-Analyse legt Schwachstellen im Arbeitsprozess offen und zeigt Potenzial für Verbesserungen auf. Mit unseren Lösungen sorgen Sie für ein optimales Zusammenspiel von Mensch und Technik. Und Sie sparen Ressourcen, Zeit und Geld.


Seit mehr als 50 Jahren beweist die Weiss Büro-Service GmbH aus Westerstede ihre Expertise in den Bereichen Bürotechnik, Büroeinrichtung, Prozess-Analyse und Workflow-Management. Profitieren auch Sie von unserem Know-how. Rufen Sie uns einfach an unter Telefon 04488-9980-0 und lassen Sie sich unverbindlich über unser Angebot beraten.